Mene ne aikin Microsoft Office Suite?

Microsoft Office Suite ko kuma ka ce MS Office kamar mu ce ƙunshi ne na waɗansu application da kamfani Microsoft suka yi su ka tattara su a cikin CD guda amma kuma kowane daga cikin wannan application aikin da ya ke yi ya saɓa da ɗan uwanshi. Su waɗannan application na MS Office an kira su da Office ne domin su na taimaka wa ayyukan da ake yi a Ofis na ayyukan yau da kullum.

Dukkanin wani aiki da mutum zai gabatar a office a cikin computer tun daga rubutun takardar kiran taro, wasiƙa, lissafin kasafi, lissafin kuɗaɗe, ajiyar mahimman bayanai da makamantansu to su waɗannan application za ka samu ɗaya daga cikin su yana yi.

Duk lokacin da ka ji an ce ‘suit’ a kowane irin software ne da ke cikin computer, to abin da ake ƙoƙarin a nuna maka shi ne, cewar dukkanin software da su ka zo tare da ɗaya daga ciki to kowa aikin shi daban ne, amma kuma kamfani ɗaya su ka yi shi, kuma suna da alaƙa ta ɓangaren kama a wurin jiki da yadda aka tsara su.

Amma idan mu ka koma a kan shi MS Office, za mu ga cewar application ne kusan kuga biyar ya ke zuwa a cikin mazubi guda, wato lokacin da ka sayo CD na Office 2003 ko Office 2007 ko Office 2010 ko Office 2013 za ka samu CD ne guda, amma lokacin da ka gama saka su a cikin Kwamfutarka za ka samu program aƙalla biyar sun shigo wanda ya haɗa da MS Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access da Microsoft Outlook. Saboda haka, zan yi ƙoƙarin yin bayanai a taƙaice na abin da kowane ya ƙunsa.

Microsoft Word

Ko kuma ka kira shi da MS Word yana cikin martaba ta farko a cikin wannan jerin application wanda aka fi amfani da shi domin ana kiranshi ‘word processing program’ wato application da aka yi shi domin sarrafa kalmomi. Shi ne ake amfani da shi wajen yin kowane irin rubutu ne zalla, kamar rubuta wasiƙa, memo na wajen aiki, yin rubutu tare da zana teburi, ko yin rubutun takardar neman aiki, rubutun jarida da littafi da dai abubuwan da muke yawan gani a cikin rubutu. Kuma wani abin jin daɗI da MS Word shi ne da daidai lokacin da kake rubutu idan da yaren Turanci ne shi kuma ya duba kalmomin da kake rubutawa idan ya ga wacce ba turanci ba ce sai ya saka mata jan layi idan kuma ka tambayi bahasin jan layin zai gaya maka cewar wannan ba kalmar Turanci ba ce sai ya ba ka kalmomi da suka yi kama da wadda kake son ka rubuta.

Har ila yau, MS Word yana iya baka damar ka saka hotuna a cikin rubutu ko kuma ka sani lambar shafuka, ya ba ka damar ka table of content, ya baka damar ka canja launin rubutu, ka sakawa shafinka kwalliya. Haka yana iya baka damar yi abubuwan da idan da hannu za a yi zai ɗauke ka kwanaki, kamar ya yi maka lissafin adadin kalmomi da harrufa da yake cikin rubutunka. Duk a cikin MS Office za ka iya rubuta wasiƙa guda ya saka maka sunayen waɗanda za su karɓa lokaci guda (Mail marge), haka kuma a cikin shi MS Office za ka iya saka abin da ake kira da Index da kuma Citations da Bibliography da dai abubuwa da muke iya gani a cikin littattafai na Turawa da Larabawa.

Microsoft Excel

Ko kuma ka ce Excel shi ne mai martaba ta biyu a cikin jerin waɗannan application na Office Suite, wanda ake kiran shi da shinfiɗaɗɗiyar takardar lissafi (Spreedsheet). Wato shi excel shi ne ake kira da Kalkulato huta. Domin shi excel dukkan wani lissafi da ka sani ana yi to yana yi, wanda ka sani da wanda ma baka sani ba. Da farko dai da ka ji ana kiran shi da Spreadsheet saboda fadin gidaje ko kuma ramuka da yake da su ne, wanda idan da a a baka dama kowane rami ka riƙa rubuta harafin 1 a ciki daƙiƙa guda to sai mutum ya yi shekaru ɗari biyar bai cika shi ba, wannan ke nan.

Amma idan muka zo a kan abin da shi excel ya ke yi, tu yana yin lissafa na haɗawa da cirewa da maimaitawa da kuma rabawa kamar yadda muka sani su ne ƙananan lissafi. Sannan excel yana yin lissafin da ya wuce wannan domin a excel ne kawai za ka iya rubuta tarin abubuwa kuma ya fito maka da amsa a cikin ɗan ƙanƙanin lokaci zai baka amsa.

Kamar lissafin tattalin arziƙin ƙasa, excel zai baka amsa cikin ruwan sauƙi idan ka rubuta mishi adadin kuɗaɗen da ake son a yi amfani da su, da kuma yadda ake son a raba su daidai da kasafin kowa. Haka idan mutum malamin makaranta ne yana da ɗalibai ya yi musu jarabawa aka shigar da sakamakon abin da kowa ya samu to excel zai fitar da sakamakon jin.

Haka a excel ne idan kana son ka fitar da harkokin kasuwancin ka, misali duk cinikin da ka yi ka shigar masa da shi, ka rubuta mishi kuɗin kaya da kuɗin dako da kuɗin mota to zai iya fitar maka da kuɗin da ya kamata a ce an siyar da kayan ba tare da an faɗi ba. Haka kuma idan kana shigar da bayanan kasuwancin ka, excel zai iya faɗa maka wani sati ka fi samun riba, wane wani wata ne ka fi faɗuwa haka kuma a wata shekara ka fi samun riba ko faɗuwa.

Shi dai excel da muke gani iya abin da ka iya na lissafi, iya amsar da zai ba ka, domin kamar yadda na faɗa da farko duk lissafin duniyan nan excel ya iya sai dai kai mai amfani da shi ka ce baka iya ba. Haka kuma shima ana saka masa hotuna, ana yin chart kamar su histogram su pie chart da wasu ma da ba mu saba amfani da su ba.

Microsoft PowerPoint

Ko ka kira shi da PowerPoint, ana kiranshi da gidan ‘presentation’ shi kuwa wannan application anfi yin amfani da shi ne a wurin shirya muhimman bayanai da ake son gabatar a wurin bita da taruka. Abin da na ke nufi shi ne, PowerPoint malamai su na amfani da shi ne domin su fitar da takardun karatu domin ɗalibai. An kira shi da PowerPoint saboda aikin shi, na ƙarfin da ya ke da shi wajen sarrafa mahimman abu a cikin rubutu. Amma idan muka dawo ta ɓangaren aikin shi, mafi yawanmu da muke kallon Talabijin muna ganin kafin su fara gabatar da shirye-shirye su yin waɗansu rubutu da suke shigowa suke fita su na ‘yan wasanni, wasu su shigo ta sama wa su su fito ta sama, to duk da PowerPoint ake yin su.

Haka wanda ya ke zuwa wajen bita na kwasakwasai irin na jami’o’i da wajen gabatar da lakca ta zamani muna ganin ana amfani da majigi wajen koyar da mutane ko kuma yi musu bayani, wanda ya ke bayanin yana gaban computer ya haska wani haske a jikin bango yana bayani rubutu na shigowa wani yana fita, to, su ma irin waɗannan duk ana yin su ne da PowerPoint.

Haka a cikin shi wannan PowerPoint za ka iya saka sauti ko ka saka Video a cikin shi presentation ɗin na ka, haka kuma za ka iya saka teburi a cikin sa ka saka hotuna da makamantansu.

Microsoft Access

Ko ka kira shi da Access shi ana kiranshi da Database Management Software wato program ne da aka tsara shi a kan ajiyar rubuce rubucen da ake bukatar bayanan su cikin sirri, ɗan misalin da zan yi wa mai karatu shi ne, kamar yadda mu ka sani a wannan zamani mu kan je banki domin mu buɗe account. To, tun daga lokacin da ka je ka karɓi application form ɗinka ka cike wanda ya ke lura da ɓangaren computer zai buɗe computer ya shiga da wannan bayanan da ka rubuta. Ya saka sunan ka da adireshin ka, da garin ka, da kuma hotonka da signature na ka da kuma kuɗin da ka ajiye. To idan ka dawo za ka karɓi kuɗi ko kuma za ka saka wani kuɗin a cikin wannan bankin a ko’ina ka ke a ƙasar za ka faɗi lambar account ɗinka, sai a tambayi ita Kwamfutar sai komai na bayanan ka suka fito, sai a sake rubuta mata cewar ka sake zuba kaza ko kuma ka cire kaza. To, a taƙaice idan ka fahimci wannan ɗan misalin da na buga maka to, haka aikin access ya ke, shi ba kamar excel ya ke ba, shi ana saka mi shi bayanai ɗaya bayan ɗaya yana ajiyewa, duk lokacin da aka zo aka tambaye shi sai ya fitar da sakamako.

Wani abu da na ke son mai karatu ya lura da shi wannan MS Access shi ne mafi yawancin website da muke shiga mu cike form to bayanan yana shiga cikin kundin riƙe bayanai ne na Access ko kuma makamancin Access. Haka duk lokacin da ka dawo kana son ka sa ke shiga wannan shafin idan aka ce maka ka yi ‘log in’ ka duk abin da ka rubuta sai ya shiga cikin Database ya duba ya gani daidai ne ko ba daidai bane. Haka da Access ana iya ƙirƙiran ɗan ƙaramin application da za a iya amfani da shi a ƙananan masana’antu, kamar a shago na sayar da kaya, a asibiti domin ajiyar bayanan maras lafiya da dai makamantan su. Zan sake buga mana misalin da kamfani da ya ke karɓar bayanai na mutane kuma ya ijiyarsu a cikin ‘file’ na ofis, to, za a iya zubawa shi access waɗanna bayanan kuma kamar yadda za a sa masinja a ce ya je ya ɗauko file na wane haka za a tambayi access file na wane kuma ya kawo dukkanin bayanan da aka saka mishi.

Microsoft Outlook

Ko kuma ka kira shi da Outlook wanda aka fi sanin shi da ’email and calender software’ ba kowa ba ne ya damu da wannan application musamman a wannan ƙasa ta mu Najeriya, amma tambayi ma’aikatan banki su baka labari su basu san wani software da ake harkar karɓar saƙon imel wanda ya wuce Outlook ba, haka da shi suke amfani wajen shirya abubuwan da suke son su gabatar a lokacin ayyukan su. Amma idan muka dawo ta ɓangaren aikin da ake yi da outlook shi ne yana lura da shigowa da kuma fitar imel da ka saka mishi. A misali idan ka na da account na imel da Microsoft kamar live ko hotmail za ka shiga outlook sai ka faɗa masa cewar kana son ya rika lura da saƙwanninka na hotmail, to idan ka gama cike dukkan waɗansu tambayoyi da ba su wuce uku ba, kuma ya bincika ya ga sun yi dai dai da bayanan da ya ke ne ma, sai kawai ka ga saƙwanninka na cikin imel ɗinka na hotmail suna shigowa cikin Kwamfutarka kai tsaye.

Wani abin jin daɗi da outlook shi ne, duk saƙon da ya shigo cikin Kwamfutarka to ko da intanet ko babu intanet za ka iya karanta su. Haka kuma ba kawai akwatin imel na hotmail ko na live ya ke iya lura da su ba, wani abin ƙara jin daɗi shi ne, za ka iya saka mishi ko imel nawa ka ke da shi. Misalin ka na da imel na google da na yahoo duk za ka iya haɗa su a cikin shi wannan outlook ɗin kuma kowane yana aikin shi. Idan saƙo ya faɗo cikin akwatinka na yahoo kwamfutarka za ta sanar da kai cewar saƙo ya shigo kuma ka karanta shi ba tare da ka shiga imel ɗinka da browser ba.

Ba kawai lura da imel outlook ya ke yi ba, outlook yana iya karɓar alƙawari da ka yi da wani ka sa shi ya tunatar da kai, wato outlook shi ne kusan application da aka yi a cikin computer wanda zai iya lura da duk wani alƙawari ko kuma wani abu da ka saka lokaci ka ke son ka gabatar. Haka za ka iya gayawa shi outlook cewar da zarar ƙarfe kaza ta yi to zan je in yi abu kaza, idan lokacin ya kusa kamar saura daƙiƙoƙi biyar zai fara tunatar da kai har sai lokacin yayi.

Waɗannan su ne a taƙaice ɗan bayanin da zan yi a kan abin da ya shafi Microsoft Office Suite.